5 recomendaciones para maximizar el software de CRM
MERCADEO Y VENTAS
Un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una herramienta invalorable para cualquier negocio, no importa su tamaño. Una vez que hayas tomado la decisión de implementar un CRM en tu empresa es muy importante que lo configures correctamente. Te presentamos 5 recomendaciones importantes para obtener el mayor rendimiento posible.
5 recomendaciones para optimizar un sistema de "Manejo de las relaciones con los clientes" - CRM o "Client Relationship Management"
Un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una herramienta invalorable para cualquier negocio, no importa su tamaño. Tratar de mantener la información organizada mediante hojas de cálculo puede ser abrumador y no siempre va a garantizar decisiones acertadas.
Además, el costo actual de estos sistemas, que funcionan normalmente en la nube, es muy asequible por muy pequeño que pueda ser tu negocio.
Una vez que hayas tomado la decisión de implementar un CRM en tu empresa es muy importante que lo configures correctamente
También debes considerar de qué manera lo usarás en tus operaciones diarias.. Las funciones adicionales son muy interesantes, pero si realmente no las vas a utilizar no deberías pagar por ellas. Quizás una versión mas económica puede satisfacer tus necesidades específicas.
Estas cinco recomendaciones te ayudaran a implementar tu CRM de una manera mas eficiente:
1.- Identifica claramente tus objetivos antes de utilizar tu CRM.
Lo más importante que debe saber para configurar con éxito su CRM es cuales son las necesidades de tu negocio que debes satisfacer. La forma en que implementes tu CRM debe depender de tus objetivos, y no al contrario.
Debes identificar los objetivos a corto y largo plazo que quieres alcanzar y tenerlos presentes al configurar tu CRM.
Para usar un CRM con éxito en tu pequeña empresa, debes implementarlo de forma inteligente, asegurándote de que la implementación esté alineada con tus objetivos comerciales. No hacerlo es uno de los errores más comunes y más impactantes, ya que una mala implementación puede generar una experiencia negativa para los usuarios y generar un rechazo a mas largo plazo.
2.-Involucrar al personal.
Si solo usas tu CRM individualmente, puedes configurarlo y usarlo como mejor le parezca, pero si tienes empleados, es recomendable que ellos también participen en el proceso de implementación.
Debes hacerte las siguientes preguntas:
¿Tu personal utilizará el CRM de alguna manera?
¿Cuántos miembros del personal necesitarán acceso?
¿Cuánta libertad tendrán para acceder a sus funciones?
Responder a estas preguntas te permitirá comprender mejor cómo utilizar tu CRM de la mejor manera, admitiendo tantos usuarios como sea necesario y limitando su acceso de acuerdo con sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa.
Otro aspecto a considerar es la forma capacitar al personal para utilizar el CRM de la manera más eficiente posible. Es importante asegurarse de que los empleados estén suficientemente capacitados antes de permitirles la utilización del sistema para evitar errores e información incorrecta.
Si es posible, se deben obtener los materiales de capacitación directamente de la empresa vendedora del software.
Una vez que haya implementado su CRM y capacitado a su equipo, es conveniente establecer el uso las mejores prácticas para quesea utilizado de manera efectiva y se eviten errores innecesarios.
Cuando tu personal sabe cómo introducir correctamente la información de los clientes, se reduce el desorden que generan los registros de clientes duplicados o incompletos.
Es conveniente estar disponible para responder preguntas cuando sea necesario y ofrecer capacitaciones de actualización periódicamente, especialmente cuando se incorporen nuevos empleados al equipo.
3.- Mantener el CRM libre de datos sucios.
Lu calidad del sistema de CRM depende de la calidad de la información que contiene. El sistema mismo debe ayudar a agilizar el proceso de limpieza.
Para mantener su CRM sin contaminación es conveniente plantearse las siguientes preguntas:
¿Puede tu CRM eliminar o fusionar automáticamente los contactos duplicados? Si el sistema posee esta función se debe utilizar periódicamente.
¿Se pueden editar los campos de los formularios de admisión de clientes?
De ser así se deben eliminar los campos innecesarios para agilizar la entrada de datos.
¿Puedes personalizar las plantillas de informes de CRM para ver sólo los datos relevantes?
Cuanto más personalices y automatices tu CRM, más fácil será evitar que se conviertsa en un simple «contenedor de datos».
Es importante destacar que no siempre es posible evitar que se ingresen datos incorrectos a tu CRM, por lo que es recomendable programar limpiezas periódicas (dos veces al año es un buen punto de referencia).
4.- Aprovechar al máximo las funciones de reportes del CRM.
Los reportes del CRM son fundamentales para cualquier empresario que desee cmonitorear el rendimiento de su negocio.
Lamentablemente, no todos los dueños de negocios aprovechan al máximo los reportes que permite generar el sistema de CRM. De hecho, solo el 20% de los propietarios de pequeñas empresas utiliza estos análisis y reportes de manera semanal.
Los reportes son lo que hacen tan potente a un sistema de CRM, especialmente para las pequeñas empresas que necesitan tomar decisiones informadas a medida que el negocio crece, y los informes son una pieza clave para facilitar este proceso.
Independientemente de la industria donde opere el negocio, hay tres informes clave queel CRM debe proporcionar de forma periódica:
Informes de ventas e ingresos— Permite saber cuánto dinero está ganando el negocio.
Informes de clientes— Para gestionar sus contactos y comprender las relaciones con los clientes.
3.Informes de análisis de campañas— Para medir el rendimiento de las campañas de correo electrónico, mensajes de texto o redes sociales.
Es conveniente entender cuáles reportes se incluyen en el sistema de CRM seleccionado. De ser necesario se debe contactar con el servicio de atención al cliente de su proveedor para obtener ayuda en la utilización y análisis de los informes y la manera de analizarlos.
5.- Pensar en el futuro.
Un sistema de CRM ayuda a simplificar las operaciones diarias y ahorrar tiempo, teniendo así un mayor control sobre su negocio.
Pero ¿qué tan flexible es tu CRM? ¿Se adaptará a tu negocio o se convertirá en un obstáculo? Tu CRM necesita crecer contigo.
Debes preguntarte:
¿Se planea expandirse a múltiples ubicaciones?
¿Se planea aumentar el personal?
¿Crecerá la base de clientes?
¿Tiene el CRM actual limitaciones que podrían obstaculizar el crecimiento?
En el caso de que las necesidades particulares del negocio estén superando las capacidades del CRM, no es recomendable esforzarse por adaptarlo. Un CRM debería facilitar la gestión de su negocio, no dificultarla.
Si se está considerando adquirir un nuevo sistema de CRM, es conveniente elegir uno que se adapte alnegocio. Algunos de ellos permiten comenzar con un plan adaptado a sus necesidades actuales y actualizarlo posteriormente con facilidad según vayan variando esas necesidades.